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  前言      

   随着信息技术的不断发展和我国企业改革的不断深入,企业管理方式正在向创新管理和知识管理转变。为适应新时期企业管理方式的变革,企业必须加强管理信息化建设。企业管理信息化建设是一场革命,在提高企业管理水平,促进管理现代化,转换经营机制,建立现代企业制度,有效降低成本。加快技术进步,增强市场竞争力,提高经济效益等方面都有着现实和深远的意义!

   企业信息化建设是指企业利用计算机技术、网络技术等一系列现代化技术,通过对信息资源的深度开发和广泛利用,不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平,从而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。主要包括企业项目管理的信息化、经营管理信息化、人力资源管理信息化、行政办公信息化等多个方面。

 

一、系统概述

     林飞协同设计管理信息系统是涵盖经营管理、设计管理、财务管理、人力资源管理、行政管理、内部网站的多功能信息管理系统。

 

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    本系统基于B/S体系架构,用信息化的手段实现了企业经营、项目及行政办公业务流程再造。系统采用IBM公司Lotus Domino和微软的SQL Server作为系统的数据库支撑平台,采用Windows2012 server作为服务器的操作系统。

    本系统由经营管理、设计管理、财务管理、人力资源管理、行政管理和内部网站六个子系统组成。其中经营管理子系包含了企业的招投标管理、收入合同管理、支出合同管理、收付费管理等功能模块;设计管理子系统是本系统的核心,主要应用于设计院的项目过程控制及项目质量管理,涵盖了从项目立项、任务下达到任务分解、成果提交、成果校审归档的整个项目生命周期的管理;人力资源管理子系统由员工休假、员工信息管理、公司组织机构管理、公司培训管理等模块组成;财务管理子系统包含了借款申请、报销验票、费用报销及各类成本分析报表;行政管理子系统由企业日常办公流程组成;内部站点是公司对内的信息发布的平台。

 

 

二、系统功能亮点

 

 亮点一:任务自动推送、提醒

     企业可以在后台按照本公司的业务关系灵活配置各业务流程之间的逻辑关系,系统将按照配置的逻辑关系,自动推送任务到负责人的工作台,任务完成后,自动触发下一任务。

 

 亮点二:EXCEL批量导入,操作简单、方便

     系统中可根据指定的EXCEL模板,批量导入数据,减少用户录入工作量。例如:所有合同的历史期初数据、固定资产台账、图书台账等,都可以通过Excel批量导入数据。

 

 亮点三:自动生成审批级数

     设计管理中的专业出图目录也可以通过Excel导入功能,一次性批量导入设计图纸任务安排的内容,且系统可根据专业出图目录中导入的Excel内容,自动、智能的生成不同校审级数的图纸校审流程,并可在过程中变更图纸校审内容,进行图纸升版、图纸目录作废的操作。

 

 亮点四:根据申请人岗位自动变更审批级数

    系统可以根据申请人的岗位自动变更流程的审批岗位及级数,不需要人为干预、设置。例如:员工休假申请单中的申请人如果是设计人员,则按照“室主任—部门经理—设计副总—总经理”进行逐级审批,但如果是室主任,则自动按照“部门经理—设计副总—总经理”进行逐级审批。

 

 亮点五:自动生成各类编号

     系统可以根据用户的编号编排规则,自动生成项目编号、合同编号、投标编号等,不需再人工编排,避免差错。

 

 亮点六:自动签名、手写签批

     公司领导可以上传自己的手写签名,在流程审批时会自动显示出领导的签名,打印出来的效果与手写签名相同,不需再手签,减少工作量。 

    在审核时,领导可以通过键盘录入审批意见,也可以通过手写板手写评审意见,对于电脑操作不熟悉的领导来说,用起来也非常方便、顺手,提高工作效率

 

 亮点七:集成Word控件,可以在线编辑Word,操作方便

    系统中集成了word控件,可以上传word模板到系统中,操作人员也可以在线编辑、保存word内容,可以存储word内容到本地,操作简单、方便、灵活,减少重复录入的工作量。

 

 亮点八:在线CAD校审

    本系统集成了CAD控件,可自动根据上传的文件类型加载CAD控件,在图纸校审时,系统自动加载设计人上传的DWG文件,校审人可直接在线校审、编辑CAD文件,并自动保存为校审意见附件。

 

 亮点九:图形化展示,直观、好看

    项目组织机构等都是以图形化的方式进行展示,领导可以直观的看到每个项目的人员组织情况。

 

 亮点十:多样式统计报表

     系统中有各类多样式的统计报表,系统可通过对以往项目各项数据的采集、汇总、计算、分析和对比,为领导层做出一个直观、形象、具体化的数据分析结果,形成报表,作为准确而有力的决策支持依据。统计报表可以导出EXCEL、PDF等格式文本,也可以直接打印。

 

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 亮点十一:所有工作都有迹可查

    公司人员在系统中的操作都会留有痕迹,所有操作都有迹可寻。

 

 

三、系统技术特点

 

   *实现法制化管理

   本系统必须保证每个人员按照管理层所规定的步骤来完成任务,杜绝工作的随意性。本软件中项目管理人员定义好程序后,项目执行人无需关心项目流程走向,只需要完成自己的工作,系统将自动按照管理人员定义好的程序进行流转,系统不支持随意性的工作方式。

 

   *用户具有充分地变更能力

   管理体系是动态变化的,又是千差万别,系统必须为众多单位量身定做,系统在构架时充分考虑了系统的灵活性,用户具有充分自定义空间,在管理体系、人员、部门、职位以及流程发生变化时用户可自行对系统进行调整,以适应不断变化的管理要求。

 

   *满足人员的角色动态变化

   由于人员在不同项目中所担任的角色、承担的任务是不相同的,每个项目又由成百上千个流程组成,如何能够清晰、准确的识别每个人在流程中相应的角色,并分配其相应权限是系统必须要解决的问题。

   本项目采用系统自动分配权限和系统管理员分配权限相结合的方式来解决上述问题。系统管理员分配相对固定的部门权限,动态变化的权限由系统自动分配。如:管理员只需要配置总经理、总工、主任等相对固定的权限,其余的工作完全交给系统来完成,系统可以识别每个人的身份,并可根据管理人员定义好的流程自动为其开放相应权限。

 

   *系统必须解决流程多的问题,并实现流程定义灵活方便

   在一个项目中流程很多,项目管理人员定义流程将在数据库中生成一条记录,项目执行人员选中该记录,点击相应按钮即可启动该程序。定义程序的数量是由数据库容量所限制, Lotus notes数据库的容量不受限制,因此本系统的流程定义的数量就不受限制。

   本系统为项目管理人员开放相应的权限,他可根据项目的需要来选择人员,配置角色,同时发送邮件通知相关人员进入相应的工作环节,从而完成流程的自定义,其操作过程方便灵活。

 

   *系统具有自动配置权限功能

   系统自动识别人员身份,为不同人员开放相应的权限。在程序流程中,各评阅人的意见不互相干涉,即在同一份文档中,可以为不同段落分配相应的权限;在项目人员工作台中,各个工作台不互相干涉,系统判断人员身份,为设计人员开放相应的工作台;在流程流转过程中,系统根据项目管理人员定义好的程序自动为设计人员开放相应的权限;系统根据负责人的任命记录,自动为其开放相应的权限。总之系统的权限分配精度达到个人一级,系统自动根据工作人员在设计任务中所担任的角色为其配置相应的权限。

 

   *实现信息最大范围内共享并防止信息外泄

   在程序流转过程中仅有申请人、评阅人、管理层能够看到信息,其它无关人员不能够看到信息,以保证在信息的评阅过程中不被无关人员下载。

 

   *本系统与邮件系统、提醒系统形成一体

   本系统的每步流转与邮件系统紧密相连:人员可以通过两种途径进入系统,完成相应的任务。其一、在管理系统中项目执行工作台,在该工作台上为不同角色的用户定制了动态工作台,人员有任务,工作台上会显示其名字,完成后会自动从工作台上消失。其二、可以通过自己的邮箱进入系统,打开邮箱,任务将展现出来,邮箱与本系统中具有联接关系,通过邮件可以进入本系统中相应的任务栏,完成相应的任务。

 

   *系统实现了在线调度和实时监控

   管理人员可以通过系统查询看到每个项目的进展情况,每个流程的所经历的步骤,以及每个工作人员当前的任务及实时任职记录。所有的项目均在管理人员的控制之中,可以方便、快捷的对资源进行配置,从而避免资源配置的盲目性及项目管理的繁杂性。

 

   *智能化的流程流转体系

   系统为人员定制了工作台,在有任务时工作台上就会显示相应的任务,提醒设计人员及时处理任务,任务处理完成后,工作台上的记录自动消失。同时系统会向相关人员的邮箱中发送邮件,以提醒用户及时处理任务。系统提供了变更评阅人的功能,以处理人员经常出差的问题,保证流程不会因为某个人员而中断,提高流程的执行效率。

 

 

四、系统功能介绍

 

1.经营管理

  经营管理主要包括项目编排管理、投标管理、收入合同管理、支出合同管理和工程项目设计任务下达五个部分。

   1)项目编排管理:项目信息的入口,项目信息数据库的数据来源。用于管理公司的所有项目信息,包括合同项目和非合同项目;用于公司项目按类别进行自动编号,包括项目编号和合同编号;项目编排完成后,系统自动启动项目对应的后续任务,例如:收入合同、原有收入合同期初数据、工程项目设计任务通知单等。

    系统中的如费用报销等费用支出项如果与项目挂钩,则需要在流程中从项目信息数据库中选择对应的项目信息。

 

  2)投标管理:投标任务下达,分解标书任务,在技术标书、报价书、商务标书都编制完成后,系统自动汇总到市场经营部,并进行投标资料归档。投标工作完成后,记录投标结果,存入系统数据库中用于统计投标情况。

 

  3)收入合同管理:包括收入合同及其补充合同的在线评审、归档,收入合同相关的收款计划、开票记录、到账记录管理等。公司进入系统前的原有收入合同数据可以通过批量导入的方式一次录入,本系统中的数据都实现了共享、关联,只要录入一次,其他关联环节都可以进行调用,不需重复录入。

   另外,一个收入合同可能关联多个项目,在本系统中按照“一个合同—一个/多个项目—各个项目收支”的对应关系,综合统计出了公司各个收入合同的收入、收款情况及成本费用支出情况,方便管理层对公司各项目的收入及支出情况进行全面监控。

    经营报表:除了默认提供的报表外,还完全可以根据用户的实际情况,个性化定制开发符合用户喜欢的各种复杂报表,特别是围绕着应收账款、合同余额、计划收款、已收账款等方面的对比分析报表,帮助企业多角度进行款项分析,减少收款遗漏,促进更多收款。

 

  4)支出合同管理:包括支出合同及补充合同的在线评审、归档,对于支出合同的付款需要提付款申请,并进行在线评审,付款评审通过后,出纳才能进行付款操作。

   按照支出合同对应的付款情况,系统会自动统计该支出合同的累计已支付金额,自动计算剩余付款金额。

   按照合同类型自动统计各类支出合同总金额,累计已付款金额、未付款金额等,为管理层掌握公司的支出情况提供报表依据。

 

2.设计管理

   设计管理是本系统的核心部分,用于企业的项目运营管理,主要包括设计项目的任务下达、项目前期、设计任务分解、质控文件、项目发文、项目收文、图纸校审、设计出版、设计变更

 

  1)工程项目设计任务下达:下达项目设计任务给项目经理,确定项目的级别、项目的复杂程度、设计阶段,规定项目计划完成的时间。

    系统会根据项目的复杂程度,启动不同的项目流程,设计类项目会启动完整的项目流程,审定类的项目则只会启动项目的关键流程,比如:项目组织机构、专业出图目录、设计图纸校审、设计出版申请等。

    项目计划完成的时间是项目完成情况考核的一个标准,如果项目完工时间大于这里的计划完成时间,系统就会将其纳入超期项目,并在所有人的工作台上进行曝光显示,且可以由管理层填写相应的处理意见。

 

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  2)项目任务分解:在工程项目设计任务单下达后,系统自动启动项目前期流程包括项目组织机构、执行计划与质量计划、执行预算表等流程,由项目经理编制,其中项目组织机构用于确定项目组成员及参与的专业室,组织机构流程审核通过后,系统自动给项目组成员分配本项目的相关权限。

 

  3)图纸任务下达:项目组织机构审核通过后,会自动给参与专业的专业负责人启动专业出图目录,专业负责人导入图纸任务目录,并指定图纸的设校审,出图目录审核通过后,系统自动根据出图目录给设计人员启动设计图纸校审任务。 

    专业出图目录(重点):系统提供了图纸版本管理,项目经理通过控制出图目录版本,控制专业的各个出图计划。当图纸目录发生变化时,项目经理启动出图目录升版,系统自动给专业负责人分发新版本的出图目录任务。专业负责人通过新版本的出图目录可以新增或保留图纸。专业负责人也可以通过图纸升版,来控制每张图纸的版本。

     校审级数、校审人按照专业出图目录的安排自动生成,并将设计图纸校审任务自动推送给设计人员。

 

  4)项目收发文:用于管理项目进行期间与甲方互发的各类文件,根据需要可以对重要的收发文件进行扫描存档。

 

  5)设计图纸校审:设计成果的接口,设计人员在图纸完成后需要提交设计成果进行在线评审,评审通过的图纸才能进行出版。

   本系统集成了CAD控件,可自动根据上传的文件类型加载CAD控件,在图纸校审时,系统自动加载设计人上传的DWG文件,校审人可直接在线校审、编辑CAD文件,并自动保存为校审意见附件。

 

  6)设计图纸出版:图纸校审审批通过的图纸会自动进入到公司的图纸档案库中,图纸出版时需要从图纸档案库中选择要出版的图纸。

 

  7)出版放行:出版后的图纸在交给甲方之前必须要进行出版放行申请,系统在图纸出版放行时会自动提醒甲方的付款情况。

 

  8)设计变更:控制设计图纸变更。

 

  9)项目完工总结:项目完工后,项目经理对项目进行总结,形成完工总结报告存入系统,作为企业的知识管理的一部分。

 

  10)零星任务下达:对于一些临时的方案等不需要走项目流程的零星任务,可通过任务单直接下达给执行人,执行人需将成果提交给下达人审批。

 

  11)项目监控:系统可以按单项目对项目的成本、图纸提交进度、图纸出版进度进行监控,方便管理层随时掌握项目的进展情况。

 

  12)人员监控:系统按人员统计各人员正在处理的项目工作,已经完成的项目工作,方便管理层监控项目人员的工作情况及状态。

 

3.财务管理

   财务管理包括财务相关的借款申请、报销验票、费用报销及各类统计报表。 

  1)借款管理:主要用于员工借款申请在线审批。 

 

  2)费用报销管理:包含报销验票,差旅费报销、邮寄、采购、出版、机票、出车等费用报销,进入系统的所有费用报销项,需要与部门挂钩、与项目挂钩,在报销申请审批通过后,自动将该笔费用计入部门成本和对应的项目成本中。

       例如:差旅费报销必须与出差任务单对应,如果属于项目出差,则需要选择对应的费用项目,填写报销所属的部门:

 

  3)统计报表:根据项目统计项目的收入、成本支出情况,按照部门统计部门成本费用,为管理层提供了项目的成本、利润分析报表。

    项目成本分析:按项目统计各项目的已收款金额、差旅费、承包费支出、其他费用支出、支出合同金额、已支出合计、现金盈余,预计利润:

    部门成本分析:按项目,分部门统计各部门的差旅费、其他费用和支出合计:

 

4.人力资源管理

   人力资源管理包括公司组织机构管理、员工请假管理,员工信息管理,人事档案,培训管理和统计查询等。

 

  1)组织结构管理:本系统可以按岗位也可以按人员进行任务安排,系统组织结构管理主要包含组织机构调整、岗位角色调整、岗位人员调整三项主要功能。通过“组织机构调整”,可以增加新的部门、修改现有部门的名称,可以删除现有部门;通过“岗位角色调整”可以给不同的部门,增加相应的角色,如:公司领导,项目主管等;通过“岗位人员调整”可以新增、删除岗位对应的人员。

     例如:在人员发生离职时,只需进行一次任务变更,就可将离职人员的所有任务转移给对应岗位的人员。

 

  2)请假管理:主要用于员工请假申请,员工请假需要通过领导逐级审批,事后还需要进行销假确认。系统提供了按部门统计的各部门人员的休假报表,还提供了按人员统计的休假报表。

 

  3)员工信息管理 主要包含新进员工入职申请、员工信息台帐、员工转正、离职登记四项主要功能。对于新员工,可以通过“员工入职申请”功能由新员工自己填写本人的相关信息;对于在职员工,可通过“员工档案”进行员工相关信息(如:职务职称等)的维护和管理;通过“员工离职申请”可登记离职员工的相关信息。

 

  4)培训管理 提供了从培训计划、培训申请、培训结果、培训费用的全过程管理。

 

  5)图形化报表系统按照年份统计公司的人员职称构成图表 

 

 

5.行政管理

  行政管理在企业日常管理工作中发挥着巨大的作用,通过对行政办公管理系统的操作,可以使企业的高、中、基层的管理人员甚至一般的员工享受办公自动化的便捷和高效。对于企业高层领导而言,行政办公管理系统以企业内部/外部的信息为基础信息,为企业领导提供决策参考和依据;对于中层管理者而言,行政办公管理系统利用业务各环节提供的基础“数据”,提炼出有用的管理信息,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;对于普通员工而言,行政办公管理系统为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效,愉快地工作。      

  行政管理包括员工出差管理、公司收发文管理、档案借阅及归还登记、用章管理、资质管理、车辆管理、固定资产管理、图书管理和会议管理。

 

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  1)资质管理:包括资质信息登记及资质使用申请,系统会根据资质登记信息中的下次年检时间,进行到期提醒;资质使用申请根据申请使用的资质类型不同,审批的级数不同。

 

  2)车辆管理:行政管理的主要管理目标是进一步优化、管理和使用车辆,对车辆进行全方位的管理。该系统主要包括:车辆台帐管理、用车申请、派车管理、车辆维修管理和车辆状态查询功能。

 

  3)固定资产管理:固定资产管理主要包括固定资产台账、固定资产转移、申请、处置等管理,系统对同一固定资产会显示出该资产的流动情况。

 

 

6.内部网站

  内部信息发布平台是公司内部信息发布、员工互动交流、资源共享的平台,在该平台上可以发布公司的内部通知、公告、生产计划、各部门信息、项目进度、技术信息、培训资料等,实现公司内部信息资源共享。

 

 

 

 

 

   
   
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